如何提高创作型任务的效率?

本文从自身的实践出发,介绍了使用电脑工作的时候,如何利用积极心理学原理与一些软件,优化创作型任务的效率。

诸如写作、翻译这些事情,都是很需要创造力与专注力的任务。除了翻译、写作之外,信息时代的工作离不开电脑了,那么,如何更快乐地使用电脑工作呢?

1、调整你的目录结构:搜索而非查找

知识性工作,打交道最多的是电脑。通过对目录结构的调整以及分析,将最需要创造力与专注力的工作,放在目录结果的常用位置(使用TC软件),将大幅度提高自己对创造力任务的关注。作者之前的目录结构是:公司管理,然后按部门细分,部门之下又按照项目或者客户名称细分。然后个人文档又分成另一种目录结构。 结果文件夹层级非常深,同时较不体现任务的优先级 。参考积极心理学的有关原理,调整之后的目录结构改为:

1-个人效率 2-创造乐趣 3-管理艺术 4-公益传承 5-历史记忆 6-资料库 999-大箩筐

在调整之后的目录结构之下,尽可能打破部门与项目的局限,而是采取一种较扁平的目录结构(使用google桌面检索工具),最终强迫自己将注意力集中在创造性任务之上。同时与传统的目录结构最大的区别,在于,多了一些积极情绪暗示词汇。比如以前的《欧阳的个人文档》更新为:《个人效率》。《欧阳的公司文档》更新为:《管理艺术》。传统的分散在不同目录结构下的创造性任务,则单独用一个《创造乐趣》的文档来归类。

###涉及软件或网站:

1)Total Command:通过对TC的常用目录结构的使用以及F3、F4键的使用,可以快速查阅一篇文章以及设置自己的常用目录。

2) Google桌面搜索:按Ctrl两次,即可快速检索。

2、系统化你的知识结构:快速降低专业知识学习门槛

网络时代的学习主要有三种方式,1)通过资料学习;2)通过身边的人学习;3)通过网络社区的关键人物学习。

对于前者来说,应尽可能依赖系统化的知识体系,比如专业论文以及图书,而非网络零散检索。 通过noteexpress的文献检索功能,可以快速了解到某领域的专业知识分布状况。 通过专业图书以及专业pdf下载网站,则可以快速下载到某个领域的最新电子版图书。 (个人比较推荐对rapidshare的搜索引擎)而通过noteexpress的批量附件链接功能,可以快速链接你以前下载的大量论文或资料。

对于后两者来说,通过对博客而非网页的检索,可以快速了解到在某个新的领域,有哪些人在关心。(使用google博客检索与google reader的查找功能)

###涉及软件或网站:

1)NoteExpress文献管理软件:国内No.1的文献管理软件。网址

2)google博客搜索google Reader :通过这两者,可以快速找到某个领域的关注者、研究者。

3)rapidshare文件搜索引擎

3、设置你的优势时间:心流时间,请勿干扰

现代工作环境,是非常不利于产生心流的。什么是心流?可参考我的文章:

当人心中有个目标,又有足够的“巧力”时,他与目标之间的距离会在自己可见的范围内,他的心中就会形成一种叫做“挑战”(或更清楚地说,应是“见猎心喜”)的力量,使个人的行动与环境的反馈之间形成”立即明晰”的互动,个人意识的注意力被立即的反馈攫住,而环境也逼迫着个人意识作出回应,就像乒乓球高手相互对打,小球成为两人之间意识流动的媒介。这时的意识状态,契克森米哈赖教授称之为“心流”(flow)。

一些诸如接电话、网络聊天的事情,都会阻碍进入心流状态。因此,可以根据自己的作息时间,设置一个自己的优势时间。在这个时间段,关掉干扰注意力的工具,同时专注于容易产生心流的任务,比如写作、翻译、思考。在自己的优势时间,则尽可能不要去干自己的不容易产生心流的任务。

那么,如何分析自己的优势时间呢?一方面是根据经验以及作息时间来统计。另一方面,可以使用电脑统计软件,根据统计结果,看自己在什么时候,聊天比较忙;什么时候,比较容易进入较好的工作状态。

###涉及软件或网站:

电脑使用时间记录软件:有RescueTime等很多款。

4、专注于任务而非工具:使用web软件而非本地软件

使用界面更简洁、更友好的web化软件而非传统软件:因为功能的缺失,会使得自己将注意力集中在任务本身而非工具本身上。

word的设计实质上是不符合心流或者心理学原则的。从心理学上而言,它存在两个致命缺陷:1)它分散了人们的注意力,提供了太多功能,让人们将注意力集中在格式化、排版而非创作之上;2)不存在版本自动跟踪功能:呈现在你面前的总是完美的稿件,如果是乱七八糟的稿件,在word里面会非常难看,最终让你难以下笔,一些写作的零散想法,也不好意思写在word里面。

我个人更推荐使用google文档写作。因为google文档的功能、界面非常简洁,同时是实时保存自己的任何变更。这样强迫你将注意力放到写作上,而非word提供的其他辅助功能。原来用word写作,可能我担心写错、将精力放在排版上,总会希望思考特别完善再来落笔。而google文档的随时记录更新的模式更符合人类自然认知——你并不需要一次就做对,想到哪里写到哪里。反正一起变更都有记录。

更有吸引力的是,Google文档的界面的下拉非常舒服,没有一次性写完的压迫感。因此,可以将文档涉及到的相关零散参考资料也随时放进一个文档之中。当然,google文档方便的共享功能更不用多说了。

###涉及软件或网站:

1)Google文档

2)rememberthemilk使用软件

5、自动化重复性任务:减少使用鼠标的机会

人们之所以往往难以改变自己的行为模式,因为常常要面对枯燥的重复性任务,而非类似于最近发展区的心流任务。

知识性工作,很大程度是输入与输出字符串的问题,为了提高输入输出的效率,可以参考《卓有成效的程序员》这本书的思路。尽可能地将自己的工作自动化,减少使用鼠标、人工操作的机会,多使用键盘或者使用脚本来自动化操作。可以尝试学习一门近期流行的编程语言,比如欧美心理学家用得非常频繁的python或者R。随着现代计算机的发展,脚本日益容易使用。脚本与窗口界面程序的最大区别,就在于可以保留你处理任务的逻辑、流程,并且可以重复、自动化。而窗口界面程序,需要你无聊地一次又一次去计算某个维度对应的题目。一位好的心理测量研究者,可能撰写一个测验的处理流程,需要半天时间写脚本。但是未来他的接手人,只需要10分钟运行脚本,即可得出结论,同时其他心理测量研究者可以对他的脚本进行审查, 以找出他的错误之处与改善之处。

对于一些浏览器任务,比如重复填写表单,则可以使用firefox的imacros或者firefox的自动表单之类的插件。

###涉及软件或网站:

1)R语言

2)python语言

3)ruby

4)自动化浏览器任务

6、准备大箩筐:归档零散思想或者生活目标

对于热爱生活的MM来说,会给自己的家里准备多个色彩鲜艳的纸盒或者箱子,拿来收罗杂物。同样,对于自己的零碎思想,也可以准备一个大脑的大箩筐,将零散想法、创意、灵感,以手写、手机写、在线写等多种方式, 写入evernote之中,并将其同步到evernote的网站,随时随地查看。当然,你也可以使用其他的类似软件。

还记得你年少时的梦想?因为生活的压力,是不是慢慢地忘记了那些梦想。然而,这些世界上,同样存在一批理想现实主义者,坚持一定要改变世界而不是被世界改变自己的理念。这样的人,有苹果公司的乔布斯;有Patagonia公司的Yvon Chouinard。如果希望记录自己的零散的梦想或者提醒自己,可以使用时间管理软件,来对生活归档。比如:rememberthemilk

###涉及软件或网站:

1)evernote

2)rememberthemilk

7、分享主义:促进你的创造力

心流理论创始人契克森米哈赖教授在鼎鼎大名的心理学家斯腾博尔格主编的《创造力手册》中指出,创造力并非心理学家所想象的那样,是个体特质论的,而是系统论取向的。他写道:

30年前当我开始研究创造力时,像大多数心理学家一样,也相信它纯粹由内部心理过程构成。我认为,人们可以通过研究产生新颖性的那么个体的思维过程、情绪和动机来了解创造力。但是年复一年的工作,令我变得沮丧。在对艺术家的跟踪研究中,越来越清楚的是,一些最具有创造性潜力的人却停止搞艺术而追求了通常的职业,而另一些看来不太有创造性个体特征的人却坚持着,并逐渐创造了被誉为重要创造性成就的艺术作品。

爱因斯坦的相对论是体现创造力的成就。但是按照心流的创始人的观点,这种成就必须依赖专业社群,这个专业社群往往比人们想象的要小得多。据他指出,只要少数物理学家的承认,爱因斯坦的理论就会进入现代学科体系的传播体系,爱因斯坦的创造力因此得以发现、传播。成千上万的人就接受了这一微小领域的判定,在并不理解它的情况之下,惊叹爱因斯坦的创造力。

从这里引申出来的观点即是,人才很多,但是被大家知道、承认的创造力人才不多。绝大多数现代企业制度的设计是不利于创造力的体现的。因此,我们可以给自己创造一个更有利的微观生态环境,采取分享主义的取向。通过twitter、个人博客、sns社区等多种渠道, 将自己的思想分享出去,同时,介入专业社群体系。当得到专业社群的反馈,这种创造力慢慢地就形成良性循环,最终不断地产生心流。

对于这种现象,著名心理学家,斯坦福教授德韦克提出了一个非常精妙地理论体系:心理定向(Mindset)。在她的书《心理定向与成功》中,她问道:为什么一些人常常相信智力是不能改变的,对于任务的挑战,倾向于从自己的智商出发;而另一些人则常常相信智力是可以改变的呢?前者,她称之为:固定型心理定向;后者她称之为成长型心理定向。

对于一些既可能产生心流的创作型任务,固定型心理定向的人往往倾向于炫耀自己以往的智商与既定成果,一旦遭遇挫折,则感到郁闷;而成长型心理定向的人则更幽默与灵活地看待人生中的挑战性任务。德韦克针对四百名五年级学生进行实验,她比较了两组孩子,一组获得”用功“的表扬,另一组获得”聪明“的表扬,她发现被赞赏“用功”的一组测验成绩较好,也较能应付困难的功课。德韦克指出:赞美孩子的天赋,往往使他们误以为凭天赋就会成功,不必努力. 结果他们害怕考验,不会努力保持好成绩,反而停下来任人赶上。

当然,你也猜到了,成长型心理定向的人更容易获得成功。庆幸的是,德韦克的研究同样指出,类似于分享主义的行为,能够改变自己的心理定向。

###涉及软件或网站:

毛向辉的分享主义

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